Dijital dönüşümün bir parçası olarak finansal kayıt süreçlerini kolaylaştıran e-defter; işletmeler için hız, güvenlik ve maliyet avantajı sağlıyor. Vergi uyumluluğunu sağlamak ve denetim süreçlerini kolaylaştırmak için geliştirilen bu sistem, belirli kriterleri sağlayan mükellefler için zorunlu hale geldi. Peki, e-defter sistemini kimler kullanabilir? e-Defter şartları nelerdir?
e-Defter, geleneksel defter tutma yöntemlerine kıyasla daha pratik yapıdadır. Sistem üzerinden yevmiye defteri ve büyük defter hazırlanabilir.
e-Defter, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerince tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasını sağlayan platforma denir. e-Defter sayesinde defterlerin değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınabilir.
Dijital dönüşüm teknolojileri kapsamındaki e-defter uygulamasıyla gelir/gider kayıtları yapılabilir. Gelir gizleme ve gider artırma gibi işlemlerin önüne geçilebilir. Böylece mali yönetim süreci ve şirket maliyetlerinin analiz edilmesi kolaylaşabilir.
Mükellefler, elektronik defter sistemine edefter.gov.tr adresinden başvuruda bulunabilir. Gerçek kişi mükellefler nitelikli elektronik sertifika (NES) ya da mali mühürle başvuru yapabilir. Tüzel kişi mükelleflerse mali mühürle, e-defter başvuru dilekçesiyle, Dijital Vergi Dairesi kullanıcı koduyla veya şifresiyle başvuruda bulunabilir.
GİB üzerinden yapılacak e-defter müracaat işlemleri için şu adımlar takip edilebilir:
• Öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ana sayfasındaki e-işlemler kategorisinden e-defter linkine tıklayın.
• Açılan sayfanın başvuru butonundan e-defter başvuru kısmına ulaşın.
• e-Defter başvuru formları tüzel kişi, gerçek kişi, kamu kurumları ve tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar olarak üçe ayrılır. Mükellefi olduğunuz grubun başvuru formunu doldurun.
• Formu doldurduktan sonra kaydet butonuna basın.
Mali Mühür veya Elektronik İmza Kullanımı
e-Defter başvuru formu doldurulduktan sonra kart giriş ekranı açılır. İşlemleri ilk kez gerçekleştirecek olan mükellefler, mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika sürücülerini düzgün şekilde yüklediğinden emin olmalıdır.
Mali mühür veya nitelikli elektronik imza kullanımı için şu adımlar izlenebilir:
• Kart giriş ekranına gerekli bilgileri girin.
• Kart tanımlama ve şifre giriş ekranındaki ilgili bölümleri doldurun.
• Sertifika bilgilerinin kart giriş ekranına yüklenmesi için giriş butonuna tıklayın.
• Son olarak sertifika bilgileri ekranındaki imzala butonuna tıklayın.
• "İşlem Başarılı" onay mesajının gelmesiyle birlikte başvuru işlemini tamamlayın.
1 Ocak 2025 tarihinden itibaren getirilen düzenlemelere göre e-defter zorunluluğu olanlar şu şekildedir:
• Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler,
• Bağımsız denetime tabi şirketler,
• Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü olan veya tutmayı tercih eden mükellefler.
Yapılan analiz ve inceleme çalışmalarına göre riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olan mükellefler veya mükellef grupları tespit edilebilir. Başkanlık bu mükelleflere veya mükellef gruplarına faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın e-defter zorunluluğu getirmiştir.
Büyük Mükellefler ve Şirketler İçin Zorunluluk
Türk Ticaret Kanunu'nun 397'nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi şirketler e-defter doldurmakla yükümlüdür. Bağımsız denetime tabi olacak şirketler Cumhurbaşkanı tarafından belirlenir. Büyük mükellef sayılan ve bağımsız denetime tabi olan şirketler yayımlanan tebliğlere göre değişiklik gösterir.
Belirli Ciroya Sahip Firmalar
2024 yılı ve sonrası için 2022 ve 2023 yıllarında da olduğu gibi yıllık cirosu 3 milyon Türk Lirası'nın üzerinde olan mükelleflerin e-deftere geçiş zorunluluğu bulunur.
Sektörel Bazlı Zorunluluk Kriterleri
e-Deftere geçiş zorunluluğu olan sektörler geçiş hadlerine, elde ettikleri ciroya göre değişiklik gösterir. Örneğin gayrimenkul ve motorlu araçlar için kiralama veya alım/satım işlemleri sunan mükellefler 2023 yılında 500 bin Türk Lirası ciro elde etmeleri halinde e-defter sistemine zorunlu olarak geçmelidir.
Serbest Meslek Erbabı ve e-Serbest Meslek Makbuzu Kullananlar
Serbest meslek erbabının mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatlarını düzenledikleri belgeye serbest meslek makbuzu denir. VUK'a göre serbest meslek makbuzunun elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilmesi gerekir.
GİB e-defter sisteminde bir sorun oluştuğunda ve yasal sürenin sonunda beratların yüklenememesi durumunda mali mührün yanı sıra zaman damgası da eklenmelidir. Başvuru esnasındaki veya sonrasındaki diğer e-defter şartları şu şekildedir:
Mali Mühür Sertifikası Temini
e-Defter başvuru aşamasında elektronik defterlerin ve bunlara bağlı beratların imzalanması sürecinde mali mühür alınmalıdır. Mali mühür TÜBİTAK-BİLGEM ve Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden temin edilebilir.
Elektronik Ortamda Tüm Kayıtların Saklanması
Elektronik Defter Genel Tebliği Sıra No:3'e göre e-defter dosyalarıyla bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyaları hazırlanmalıdır. İkincil kopyalar gizliliği sağlanacak şekilde 01.01.2020 tarihinden itibaren 10 yıl süreyle muhafaza edilmelidir. e-Defter şartları arasındaki saklama hizmeti, ilgili başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde ya da bu hususta izin verdiği bilgi işlem sistemlerinde yapılabilir.
Yasal Süreler İçinde Beyan ve Saklama Zorunluluğu
e-Defterlerin ve berat dosyalarının saklama zorunluluğundan dolayı ikincil kopyaları oluşturulur. e-Defterler oluşturulduktan ve imzalandıktan sonra bunlara ait berat dosyalarının yüklenmesini takip eden on beşinci günün sonuna kadar aktarım zorunluluğu vardır.
e-Defter beyanı, e-defter portalı üzerinden yapılabilir. Sisteme giriş yaptıktan sonra belirlenen formata uygun e-defter oluşturularak GİB portalına yüklenmelidir. Yüklenen e-defterin onaylanması halinde e-defter beyanı yapılmış olur.
Elektronik Beyanname Sistemi Kullanımı
Elektronik beyanname ve e-defter sistemleri, Gelir İdaresi Başkanlığı'na bağlı dijital portallardır. Elektronik beyanname sisteminin kullanımı için ilk olarak giriş yapılmalıdır. Vergi mükellefleri bu sistemi kullanarak beyannamelerini elektronik ortamda hazırlayıp gönderebilir. Bu sayede zamandan tasarruf edilebilir ve hata oranı azaltılabilir.
GİB Portalı Üzerinden e-Defter Beyanı
GİB sitesindeki hızlı erişim kısmından defterbeyan.gov.tr adresine girilerek e-defter beyanı ve ilgili tüm işlemler yapılabilir. e-Defter uygulamasına geçiş yapıldıktan sonra giriş yapılmalıdır. Böylece e-defter dosyaları hazırlanarak beyan işlemi gerçekleştirilebilir.
Beyan işlemi için belirlenen e-defter süreleri mükellefiyete göre değişebilir. Aylık dönemler halinde hazırlanması gereken dosyalar gelir vergisi mükellefleri için dördüncü ayın 10. gününün sonuna kadardır. Ayrıca gelir vergisi mükellefleri, hesap dönemlerinin son ayına ait olduğu durumlarda gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10'uncu gününün sonuna kadar e-defter beyanı yapabilir.
Diğer mükellefler de kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14'üncü gününün sonuna kadar e-defter beyanı işlemini tamamlayabilir.
Elektronik beyanname yükümlülüğünü yerine getirmeyen mükelleflere Vergi Usul Kanunu'na göre belirlenen tutarlarda özel usulsüzlük cezası uygulanır.
e-Defter ücreti bireyin mükellefiyeti başta olmak üzere çeşitli durumlara göre değişiklik gösterir. Ayrıca sektör ayrımı yapılmaksınız hesap dönemine bağlı olarak belirlenen e-defter geçiş haddi bulunur. e-Defter ücretine etki eden işlemler ve nitelikler şu şekildedir:
Mali Mühür ve Sertifika Ücretleri
Mali mühür ve sertifika ücretleri tüzel ve gerçek kişiler için farklıdır. Mali mühür sertifikası 3 yıllık olarak oluşturulur.
GİB Tarafından Belirlenen Ücretler
e-Defter ücreti, GİB tarafından yayımlanan tebliğlere göre belirlenir. Şirket grubuna, defter boyutuna ve çalışan durumuna bağlı olarak ücretler değişir.
Siz de İş Bankası'nın e-fatura ve e-imza gibi çeşitli dijital dönüşüm çözümleriyle işlemlerinizi hızlandırılabilirsiniz.
İşCep ve
DijiKolay gibi ticari dijital bankacılık hizmetlerimizden yararlanabilirsiniz. Hemen İş Bankası müşterisi olabilir,
TÜRKKEP ile e-defter başvuru işlemlerinizin çözümlerine kolayca ulaşabilirsiniz.
İçerikte yer alan bilgiler yayınlanma tarihine göre hazırlanmıştır.
"Burada yer alan yatırım bilgi, yorum ve tavsiyeleri yatırım danışmanlığı kapsamında değildir. Yatırım danışmanlığı hizmeti, yetkili kuruluşlar tarafından kişilerin risk ve getiri tercihleri dikkate alınarak kişiye özel sunulmaktadır. Burada yer alan yorum ve tavsiyeler ise genel niteliktedir. Bu tavsiyeler mali durumunuz ile risk ve getiri tercihlerinize uygun olmayabilir. Bu nedenle, sadece burada yer alan bilgilere dayanılarak yatırım kararı verilmesi beklentilerinize uygun sonuçlar doğurmayabilir. İşbu blog sayfası aracılığı ile sunulan tavsiyelere dayanarak alınan/alınacak yatırım kararlarının ve yapılan/yapılacak alım satım vb. işlemlerinden ve bu işlemlerin olası neticelerinden Türkiye İş Bankası A.Ş. herhangi bir surette sorumlu değildir."